INTRANET
- Harri Jalonen (FT, VTM)
Kirjoittaja työskentelee lehtorina Turun ammattikorkeakoulun
liiketalouden koulutusohjelmassa Loimaan toimipisteessä.
Kirjoittaja työskentelee lehtorina Turun ammattikorkeakoulun
liiketalouden koulutusohjelmassa Loimaan toimipisteessä.
Intranet – tekniikkaa ja toimintaa
Intranet voidaan määritellä organisaation sisäiseksi tietoavaruudeksi, joka yhdistää organisaation ihmiset ja tiedon. Määritelmä on kattava, mutta yleisyydessään riittämätön. Intranetin tarkastelu internet –teknologiaa hyödyntävänä sisäisenä tietoverkkona osoittautuu yhtä lailla hampaattomaksi. Organisaation kehittämisen kannalta hyödyllisin näkökulma on intranetin mahdollisuuksien arviointi eri toimintojen näkökulmasta. Seuraavassa intranetia tarkastellaan johtamisen välineenä, sisäisen viestinnän kanavana ja tietämyksen hallinnan tukena. Lisäksi esitetään intranetin suunnittelun keskeiset periaatteet sekä sivutaan intranetin käyttöönoton problematiikkaa.
Johtaminen on viestintää
Johtamista ja viestintää on vaikea tarkastella toisistaan erillisinä ilmiöinä. Viestinnän tehtävänä on lisätä organisaation toiminnan ja tavoitteiden ymmärtämystä. Johtamisen tavoitteena on saada organisaatio toimimaan tavoitteiden mukaisesti. Useissa organisaatiokulttuuria jäsentävissä tutkimuksissa ja selvityksissä näkemyserot johdon ja työntekijöiden välillä ovat suurimmillaan sisäisen viestinnän kohdalla. Erityisen ristiriitaisena koetaan sisäisen viestinnän avoimuus. Avoimuuden lisäksi viestinnän vuorovaikutus ja nopeus asetetaan hyvän organisaatioviestinnän kriteereiksi.
Useimmiten intranet –ratkaisuilla haetaan tehokkuutta ja avoimuutta organisaation sisäiseen viestintään. Sisäinen viestintä on yhtäältä tiedon ja informaation vaihtamista ja toisaalta yhteisöllisyyden rakentamista ja kokemusten jakamista. Sisäistä viestintää ja intranetin hyödyntämistä voidaan lähestyä myös informoinnin, kiinnittämisen ja tietämyksen hallinnan näkökulmista.
- Informoinnilla tarkoitetaan organisaation tapahtumista kertomista. Intranet on ajasta ja paikasta riippumaton viestintäkanava, joka mahdollistaa kustannustehokkaan informaation jakamisen laajallekin kohderyhmälle. Uudet nimitykset ja asiakkaat tai yhteistyösopimukset ovat tyypillisiä informoinnin kohteita. Käyttäjäoikeuksien avulla intranetiin voidaan rakentaa eri tasoja, jolloin myös tiimi- tai osastokohtainen informointi voidaan toteuttaa osittain intranetin avulla. Informoinnin tavoitteena on vähentää vastaanottajan epätietoisuutta informoinnin kohteena olevasta asiasta. Epätietoisuuden vähentäminen ja sisäinen informointi vaikuttaa ratkaisevasti myös siihen kuvaan, joka organisaatiosta muodostuu julkisuuteen.
- Kiinnittämisen tavoitteena on yhteisöllisyyden luominen ja työyhteisön jäsenten sosiaalistaminen organisaation tavoitteisiin ja toimintatapoihin. Intranet on hyvä kanava esimerkiksi erilaisten toiminta- ja työohjeiden sekä perehdyttämis- ja koulutusmateriaalin tallentamiseen ja jakamiseen. Materiaalin monipuoliset esitysmuodot ja hyperlinkkien avulla luodut tietosisällöt tuovat aitoa lisäarvoa. Verkkoyhteisöllisyyteen perehtyneiden tutkijoiden mukaan intraneteista voi sopivissa olosuhteissa kehittyä virtuaalisia yhteisöjä, joiden panos uusien tuotteiden ja toimintatapojen kehittämisessä muodostuu merkittäväksi.
- Tietämyksen hallinta määritellään usein prosessiksi, jossa luodaan, varastoidaan, organisoidaan, jaetaan ja hyödynnetään tietoa. Tiedon luomisessa ratkaisevaa on ihmisten välinen verkostoituminen. Parhaimmillaan intranet lisää organisaation sisäistä viestintää, luo avoimuutta ja tukee ihmisten välistä yhteistyötä, jotka yhdessä edistävät organisaation innovointia.
Intranetin avulla organisaatio voi tehostaa dokumentteihin pohjautuvaa tiedon varastointia ja organisointia. Dokumenttien hallinnan näkökulmasta intranet voidaan ymmärtää järjestelmäksi, jonka avulla tuetaan organisaation muistin rakentamista. Intranetin avulla voidaan edistää dokumenttiversioiden hallintaa, tehostaa dokumenttien jakelua organisaatiossa ja helpottaa oikean tiedon löytämistä.
Tiedon jakamisen ja hyödyntämisen näkökulmasta intranet voidaan nähdä järjestelmänä, joka kytkee yhteen organisaation toimintokohtaiset tietovarastot. Näin määriteltynä intranet tulee ymmärtää organisaation sisäiseksi portaaliksi, joka luo yhteistä näkemystä organisaation tavoitteista ja toimintatavoista. Innovaatiot ja uudet toimintatavat syntyvät usein epämuodollisen yhteistyön pohjalta. Intranet on hyvä kanava myös toimintokohtaiset rajat ylittävälle yhteistyölle.
Intranetin hyödyntäminen edellyttää informaatiosuunnittelun lisäksi organisatoristen tekijöiden huomioimista. Informaation ja tiedon välittämisen lisäksi intranet -ratkaisuissa korostetaan informaation tuottamista. Parhaimmillaan intranetin avulla otetaan yhteiseen käyttöön inhimillinen tietämys ja kokemus. Viime kädessä kyse on kuitenkin kontrollin ja koordinaation suhteesta. Kulttuuriltaan avoimissa ja yhteistyötä tukevissa organisaatioissa intranetit voivat kehittyä virtuaalisiksi areenoiksi, jotka nivoutuvat saumattomasti ihmisten päivittäiseen työhön.
Tiedon jakamisen ja hyödyntämisen näkökulmasta intranet voidaan nähdä järjestelmänä, joka kytkee yhteen organisaation toimintokohtaiset tietovarastot. Näin määriteltynä intranet tulee ymmärtää organisaation sisäiseksi portaaliksi, joka luo yhteistä näkemystä organisaation tavoitteista ja toimintatavoista. Innovaatiot ja uudet toimintatavat syntyvät usein epämuodollisen yhteistyön pohjalta. Intranet on hyvä kanava myös toimintokohtaiset rajat ylittävälle yhteistyölle.
Intranetin hyödyntäminen edellyttää informaatiosuunnittelun lisäksi organisatoristen tekijöiden huomioimista. Informaation ja tiedon välittämisen lisäksi intranet -ratkaisuissa korostetaan informaation tuottamista. Parhaimmillaan intranetin avulla otetaan yhteiseen käyttöön inhimillinen tietämys ja kokemus. Viime kädessä kyse on kuitenkin kontrollin ja koordinaation suhteesta. Kulttuuriltaan avoimissa ja yhteistyötä tukevissa organisaatioissa intranetit voivat kehittyä virtuaalisiksi areenoiksi, jotka nivoutuvat saumattomasti ihmisten päivittäiseen työhön.
Intranetin suunnittelu
Tietojärjestelmä on vakiintuneen määritelmän mukaan koneista, laitteista, ohjelmista, tietoverkosta ja ihmisistä koostuva toiminnallinen kokonaisuus, joka on olemassa määrätyn tehtävän suorittamiseksi. Tietojärjestelmän suunnittelulla viitataan prosessiin, jossa eri vaiheiden kautta rakennetaan vaatimukset täyttävä järjestelmä. Systeemiteoreettisesta näkökulmasta tarkasteltuna myös intranet voidaan määritellä suunnittelua vaativaksi sisäisen viestinnän tietojärjestelmäksi.
Intranetin suunnitteluprosessi sisältää ainakin kohderyhmäanalyysin, tietosisältöjen ja rakenteen määrittelyn, prosessikuvauksen sekä suunnitelman intranetin käyttöönotosta ja edelleen kehittämisestä. Suunnitelmassa konkretisoidaan myös ne hyödyt, joita toimeksiantaja intranetin avulla tavoittelee.
- Kohderyhmäanalyysin tavoitteena on tuottaa selkeä näkemys intranetin käyttäjäryhmistä, kohderyhmän tietotarpeista ja käyttötilanteista sekä heidän oletetusta käyttäytymisestään.
- Intranetin sisältösuunnittelun tulee kattaa koko tiedon elinkaari. Intranetin tietosisältöjen lähteet vaihtelevat tapauksittain ja organisaatioittain. Suunnittelun kannalta tärkeintä on löytää organisaatiolle sopiva tapa ja määritellä selkeät vastuut eri toimijoille. Sisällön ajantasaisuus on keskeisimpiä kriteereitä intranetin luotettavuuden kannalta. Intranetin tietosisältöjen ajantasaisuutta voidaan edistää esimerkiksi tietokantapohjaisilla dynaamisilla ratkaisuilla.
Intranetin sisältösuunnittelussa ratkaistaan myös tiedon esitysmuotojen periaatteet. Perinteisen tekstin lisäksi tietoa voidaan esittää kuvina, ääninä, animaatioina ja videoesityksinä. Esitysmuotojen valinnassa tulee huomioida organisaation käytössä olevien koneiden, ohjelmistojen ja tiedonsiirron kapasiteetti. - Intranetin rakennesuunnittelussa otetaan kantaa sisällön ryhmittelyyn, navigointiin ja hakutoimintoihin, metadatan hyödyntämiseen, hyperlinkityksiin intranetin sisällä ja ulospäin, intranetin vuorovaikutteisuuteen ja toiminnallisuuteen sekä intranetin integrointiin muihin tietojärjestelmiin.
Intranetin hyödyllisyys riippuu paljolti intranetin tietosisältöjen ja rakenteen suunnittelusta. Tietosisältöjen ja rakenteen muodostamaa kokonaisuutta kutsutaan intranetin informaatioarkkitehtuuriksi. Informaatioarkkitehtuurin tavoitteena on jäsentää intranetin tietosisällöt ja niiden keskinäiset suhteet loogiseksi, tiedon käyttöä ja ylläpitoa helpottavaksi rakenteeksi. Hyväkään sisältö ei toimi, jos rakennevian johdosta käyttäjä ei löydä tarvitsemaansa tietoa ja toisaalta toimivakaan rakenne ei pelasta sisällöllisesti köyhää intranetia.
Intranetin sisältö- ja rakennesuunnittelu edellyttävät sekä toiminnallisten että tiedon prosessien tunnistamista ja ymmärtämistä. Onnistuneessa prosessikuvauksessa organisaatio tunnistaa intranetin sisällön tuotantoprosessin kannalta kriittiset asiat ja asioiden väliset riippuvuudet sekä ymmärtää eri osapuolten roolit tavoitteiden saavuttamisessa ja yhteistyön merkityksen eri toimijoiden välillä. Lisäksi hyvä prosessikuvaus toimii kommunikaation ja oppimisen välineenä.
Prosessin kuvaustekniikkana voidaan hyödyntää esimerkiksi vuokaavioita, käsite- ja miellekarttoja. Olennaista kuvaustekniikan valinnassa on sen kyky kuvata kohde riittävän yksiselitteisesti ja ymmärrettävästi. Erityisesti käsitteiden ja termien loogisuuteen sekä eri toimijoiden roolien ja vastuiden kirjaamiseen tulee paneutua.
Hyvän prosessikuvauksen pohjalta rakennettu intranet on käyttäjäystävällinen organisaation sisäinen tietoavaruus, jonka informaatioarkkitehtuuri auttaa käyttäjää ymmärtämään mitä osaa tietoavaruudesta hän kulloinkin katselee, missä suhteessa tämä osio on muihin tietoihin ja mitä kautta hän pääsee muihin tietoihin käsiksi.
Intranetin lopullinen menestys ja toimivuus ratkaistaan usein vasta käyttöönottovaiheessa. Siksi myös henkilöstön koulutus ja intranetin sisäinen markkinointi tulee huomioida jo projektisuunnitelmassa. Lisäksi on syytä muistaa, että intranet ei ole perinteisessä mielessä valmis tuote vaan prosessi, jonka jatkuva kehittäminen ja ylläpito vaativat resursseja.
Intranetin sisältö- ja rakennesuunnittelu edellyttävät sekä toiminnallisten että tiedon prosessien tunnistamista ja ymmärtämistä. Onnistuneessa prosessikuvauksessa organisaatio tunnistaa intranetin sisällön tuotantoprosessin kannalta kriittiset asiat ja asioiden väliset riippuvuudet sekä ymmärtää eri osapuolten roolit tavoitteiden saavuttamisessa ja yhteistyön merkityksen eri toimijoiden välillä. Lisäksi hyvä prosessikuvaus toimii kommunikaation ja oppimisen välineenä.
Prosessin kuvaustekniikkana voidaan hyödyntää esimerkiksi vuokaavioita, käsite- ja miellekarttoja. Olennaista kuvaustekniikan valinnassa on sen kyky kuvata kohde riittävän yksiselitteisesti ja ymmärrettävästi. Erityisesti käsitteiden ja termien loogisuuteen sekä eri toimijoiden roolien ja vastuiden kirjaamiseen tulee paneutua.
Hyvän prosessikuvauksen pohjalta rakennettu intranet on käyttäjäystävällinen organisaation sisäinen tietoavaruus, jonka informaatioarkkitehtuuri auttaa käyttäjää ymmärtämään mitä osaa tietoavaruudesta hän kulloinkin katselee, missä suhteessa tämä osio on muihin tietoihin ja mitä kautta hän pääsee muihin tietoihin käsiksi.
Intranetin lopullinen menestys ja toimivuus ratkaistaan usein vasta käyttöönottovaiheessa. Siksi myös henkilöstön koulutus ja intranetin sisäinen markkinointi tulee huomioida jo projektisuunnitelmassa. Lisäksi on syytä muistaa, että intranet ei ole perinteisessä mielessä valmis tuote vaan prosessi, jonka jatkuva kehittäminen ja ylläpito vaativat resursseja.
Potentiaalista teknologiaa
Tietojärjestelmän kehittäminen on aina kiinteässä vuorovaikutuksessa ympäristönsä kanssa.
Teknologian ja organisaation oppimisen suhdetta pohtineet tutkijat korostavat tietojärjestelmien olevan potentiaalista teknologiaa ja potentiaalin hyödyntämisen edellyttävän tietoisia valintoja ja organisatorisia käytäntöjä. Teknologian täysipainoinen hyödyntäminen edellyttää aina myös toimintatapojen kehittämistä. Kyseessä on ennen muuta oppimisprosessi, jossa ratkaisevaa on organisaation kyky vastata teknologian mahdollistamiin haasteisiin.
Porterilaisen kilpailuteorian mukaan mikään yleisesti markkinoilta hankittava resurssi ei voi luoda pysyvää kilpailuetua. Kilpailuedun saavuttaminen edellyttää aina teknologian ja organisaatiokäytänteiden muodostaman kokonaisuuden hallintaa. Intranet tulisi siten nähdä tukitoiminnon sijaan johdon luovana resurssina, jonka innovatiivisella hyödyntämisellä voidaan tehostaa organisaation sisäistä viestintää, edistää avoimuutta ja ihmisten välistä yhteistyötä sekä tukea uusien tuotteiden ja toimintatapojen innovointia.
Kirjoituksessa on hyödynnetty seuraavia lähteitä:
Simanainen-Kauhanen, A. (2003) Informaatioarkkitehtuuri.
Åberg, L. (2000) Viestinnän johtaminen.
Stenmark, D. 2002. Designing the New Intranet.